Sujuva projekti säästää aikaa, rahaa ja hermoja

Todellinen sujuvuus syntyy tiiviistä yhteistyöstä, yhteisistä tavoitteista ja LEAN-ajattelun räätälöimisestä hankkeen tarpeisiin. Kun tämä onnistuu, jokainen hankkeen osapuoli hyötyy konkreettisesti. Tässä artikkelissa kerron, kuinka olemme AFRYn ratahankkeissa lisänneet sujuvuutta ja ratkaisseet muutostenhallinnan haasteita.

LEAN-teorioista käytännön sujuviin hankkeisiin

LEAN-johtamisen tarkoituksena on yksinkertaistetusti sanottuna saada toiminta mahdollisimman sujuvaksi, saada se ”virtaamaan”. Virtaustehokkuudessa tilaajalle arvoa tuottavat toiminnot (lue: esim. valmiiden suunnitelmadokumenttien ja -mallien laatiminen) sidotaan yhdeksi kokonaisuudeksi, ja prosesseista poistetaan arvoa tuottamatonta toimintaa eli hukkaa. Tavoitteena on maksimoida asiakkaan saama arvo ja minimoida ne käytetyt resurssit, jotka eivät tuota hyötyä.

AFRYllä olemme hyödyntäneet näitä LEAN-oppeja ensin allianssihankkeissa ja tuoneet toimintatavat myös muihin projekteihin ja arjen käytäntöihimme. LEAN-johtamisesta ja -menetelmistä on puhuttu meillä jo pitkään – melkein kyllästymiseen saakka. Siksi puhumme mieluummin sujuvista hankkeista. Sujuvien hankkeiden perusta löytyy yrityskulttuuristamme ja käytännön läpi harkituista toimintatavoistamme. Olemme räätälöineet LEAN-ajattelun oppeja käytännöt ja todellinen hyöty huomioiden. Sekin on osa tärkeimpään keskittymistä.

LEAN-ajattelu toimii parhaiten rutiininomaisten projektien toteuttamiseen, kuten autojen valmistamiseen tehtaassa. Rata- ja tiehankkeet sen sijaan ovat suurilta osin ainutlaatuisia kokonaisuuksia. Silti näissä hankkeissa on tehtäviä ja haasteita, jotka toistuvat projektista toiseen. Seuraavaksi esittelen muutamia keskeisiä kokonaisuuksia, jotka vaikuttavat projektien sujuvuuteen ja onnistumiseen.

Muutostenhallinta

Ehkä tärkein suunnitteluhankkeiden harmaita hiuksia aiheuttava teema on muutostenhallinta, sillä jokaisessa hankkeessa tulee muutoksia tarjousvaiheen projektisuunnitelmaan nähden:

• Henkilöitä saattaa sairastua tai joutua muun syyn takia sivuun suunnitteluprojektista,
• Projektin aikataulu saattaa muuttua suunnittelijasta johtumattomista syistä (esim. lähtötietojen saatavuus viivästyy)
• Suunnittelun sisältö saattaa muuttua ja lisääntyä.

Projektin sujuvuuden osalta merkittävää on, se miten näihin muutoksiin reagoidaan. Koska suunnittelijoilla on samaan aikaan käynnissä useampi suunnitteluprojekti, joissa kaikissa on omat aikataulunsa, ei muutostenhallinta ole yksinkertaista! Avainasemassa on tässäkin tiivis yhteistyö ja vuoropuhelu projektinjohdon ja suunnittelijoiden välillä, sillä vain suunnittelijat itse tietävät mikä on aikataulullisesti mahdollista ja mikä taas ei.

Kun projektin läpivienti on kertaalleen kunnolla suunniteltu (esim. varahenkilöjärjestely, aikataulu), niin reagointi on helpompaa. Muutoksen kommunikointi tai sen vaikutuksen kuvaaminen tilaajalle on myös erittäin tärkeää, jotta voidaan sopia reagoinnista, priorisoinnista ja muista tarvittavista toimenpiteistä.

Arvot ja tavoitteet määrittävät hanketta

Päätöksentekoa helpottaa huomattavasti se, että tilaajan arvot ja tavoitteet ymmärretään aidosti ja tehdään näkyväksi. Tällöin ratkaisut ovat useimmiten selkeitä ja päätöksenteko etenkin pienemmissä asioissa sujuu kuin itsestään. On kuitenkin tärkeää käyttää aikaa arvopohjan ja tavoitteiden kirkastamiseen. Esimerkiksi pelkkä ”kiertotalous” tavoitteen määritelmänä ei yksin riitä ohjaamaan ratkaisuja eikä tarjotun tavoitteen toteutumista voida mitata. Nämä arvot ja tavoitteet vaikuttavat aina myös kustannuksiin. Tilaajan täytyy pohtia ja määrittää alussa, mihin ollaan valmiita panostamaan ja mistä ollaan mahdollisesti valmiita karsimaan.

Kun arvot, tavoitteet ja tilaajan prioriteetit ovat selvillä, voidaan suunnitella arvovirta eli se, miten tilaajan arvo tuotetaan. Tämä tarkoittaa sitä, mitkä suunnittelutoimenpiteet viedään läpi, kenelle, milloin ja missä järjestyksessä. Mitä kaikkea tehdään ja miten varmistetaan, että tavoitteisiin ja erinomaiseen asiakastyytyväisyyteen päästään?

Hukkaa on kaikkialla ja sitä on mahdollista poistaa

Sujuvan työskentelyn esteitä löytyy lähes kaikista projekteista. Kun hukan lähteet tunnistetaan, niihin pystytään usein myös löytämään ratkaisuja. Olen listannut alle joitain ratahankkeissa yleisiä hukan lähteitä ja keinoja, joilla olemme puuttuneet näihin.

• Ylituotanto (turhat suunnitelmat): Hyväksytetään asiakirjaluettelo ja sen dokumentit tilaajalla jo projektin alussa.
• Odottaminen: Laaditaan riittävän tarkka, riippuvuudet huomioiva ja säännöllisesti päivitettävä aikataulu.
• Kuljettaminen tai tiedostojen siirtely: Muodostetaan tiedonhallintasuunnitelma, jota oikeasti noudatetaan.
• Ylilaatu: Tekniikkavastaavat ja laatupäälliköt seuraavat laatua ennakoivasti.
• Varastointi (liian varhaiset suunnitelmat): Tehdään suunnitelmat vasta, kun lähtötiedot ovat kunnossa.
• Virheet: Luodaan ilmapiiri, jossa kysyminen ja haastaminen on sallittua, ja järjestetään suunnitelmakatselmuksia.
• Hyödyntämätön potentiaali: Suunnittelijoille tarjotaan haastavampia tehtäviä ja riittävä tuki.

Eräkoon pienentäminen tekee haasteista ratkaistavan kokoisia

Sujuvien hankkeiden läpivientiin kuuluu eräkokoon pienentäminen. Tämä tarkoittaa, että suunnittelu ja toteutus jaetaan pienemmiksi osioiksi. Esimerkiksi maantieteellisesti laajalle ulottuvassa suunnitteluhankkeessa yksinkertaisemman osion aloittaminen ensin auttaa kohtaamaan alkuvaiheen haasteet ja ratkaisemaan ne tehokkaasti. Näin myöhemmät vaiheet sujuvat paremmin, koska useimpiin kysymyksiin vastaukset ja toimintamallit ovat jo olemassa. Kun ensimmäiset suunnitelmat valmistuvat, voidaan myöhemmin suunniteltavissa osioissa ottaa huomioon laadunvarmistuksessa havaitut virheet ja suunnitella suoraan laadukkaampia ratkaisuja.

Jatkuva parantaminen auttaa kehittymään hankkeesta toiseen

AFRYllä uskotaan jatkuvaan toiminnan kehittämiseen. Jokainen työntekijä voi osallistua toimintamallien kehittämiseen ja esittää parannusehdotuksia, mikä varmistaa, että prosessit kehittyvät tarpeiden mukaan. Pitkissä hankkeissa pidämme anonyymejä palautekyselyjä, jotta loppuhanke voidaan viedä päätöksen toimivammilla toimintatavoilla.

Jatkuva parantaminen ei kuitenkaan toteudu, jollei näitä hyviä toimintatapoja saada muidenkin tietoon ja tuleviin projekteihin käyttöön. Tätä olemme juuri tätä kirjoitettaessa parantamassa.

Mitä sujuvat hankkeet tarkoittavat käytännössä?

Sujuvat hankkeet säästävät merkittävästi aikaa ja tilaajan kustannuksia vähentämällä tehottomuutta ja virtaviivaistamalla prosesseja. Olipa kyseessä tavoitteiden selkeämpi määrittely, turhan työn ja hukan minimointi tai parempi sopeutuminen muutoksiin, sujuvat hankkeet tuovat mitattavaa arvoa kaikille osapuolille. Eikä sovi väheksyä myös mielenrauhaa lisääviä vaikutuksia, joita on vaikea mitata.