Virtuaalinen Tilannekuva-työkalu kokoaa rakennushankkeen avainluvut reaaliajassa visuaaliseen muotoon: Case Kalasatamasta Pasilaan
Virtuaalinen Tilannekuva-työkalu kokoaa rakennushankkeen avainluvut reaaliajassa visuaaliseen muotoon: Case Kalasatamasta Pasilaan
Kahden allianssin muodostamassa hankeorganisaatiossa Tilannekuva-työkalu on ollut etätyöaikana keskeinen väline tukemaan tiedonvaihtoa, hankkeen edistymisen seurantaa ja päätöksentekoa.
Allianssihankkeissa keskeisessä roolissa on perinteisesti ollut niin sanottu big room -työskentely, jossa tilaajan, suunnittelijan ja urakoitsijan edustajat tekevät tiiviistä ja intensiivistä yhteistyötä saman katon alla, yhteisessä tilassa. Kalasatamasta Pasilaan -hanke on polkaistu käyntiin ja täyteen tehoon koronapandemian ja kokoontumisrajoitusten jyllätessä, joten yhteistyön mahdollistamiseksi on ollut välttämätöntä kehittää uusia ratkaisuja.
Tietoa Kalasatamasta Pasilaan -hankkeesta
Kalasatamasta Pasilaan -hanke koostuu raitiolinjan 13 rakentamisesta Helsingissä Nihdistä Kalasataman keskuksen ja Vallilanlaakson kautta Pasilaan. Reitin varrella uudistetaan samalla katuja, jalankulun ja pyöräilyn reittejä, viherympäristöä ja kunnallistekniikkaa. Pasilassa tehdään lisäksi olemassa olevan radan ja katujen muutostöitä.
Hankkeen projektiorganisaatio koostuu kahdesta allianssista, Karaatti ja Sörkan Spora. Tilaajaosapuolina toimivat Helsingin kaupungin liikennelaitos HKL ja Helsingin kaupunki. AFRY on mukana Karaatti-allianssissa yhdessä GRK Infran ja GRK Railin sekä alikonsultteina toimivien maisema-arkkitehtitoimisto FLOUn ja Näkymä Oy:n kanssa.
Yhteistyön, hankkeen seurannan ja päätöksenteon helpottamiseksi hankeorganisaatiossa päätettiin lähteä rakentamaan virtuaalista työkalua, joka kokoaisi hankedataa eri tietojärjestelmistä helposti visuaaliseen muotoon. Tämä Tilannekuva-työkalu on nyt jokapäiväisessä käytössä, ja sieltä voidaan helposti tarkastella esimerkiksi kustannuksia, budjettitilannetta, riskivarausta, tehtyjä päätöksiä, aikataulua, suunnittelun valmiusastetta sekä poikkeamia ja riskejä.
Työkalu auttaa johtamista ja vapauttaa rapotointiin kulunutta aikaa
Suuri osa työkalussa olevasta tiedosta päivittyy automaattisesti eri järjestelmistä, kuten kustannusarvio- tai riskienhallintajärjestelmistä. Tämä automatisointi vapauttaa valtavasti projektiorganisaation raportointiin kuluvaa aikaa. Hankkeessa on luovuttu raskaiden kuukausiraporttien teosta, ja kaikki olennainen tieto löytyy avoimesta Tilannekuva-työkalusta.
Laadukas tietojohtaminen on ollut hankkeemme tärkeimpiä periaatteita. Helposti saavutettava, ajasta ja paikasta riippumaton Tilannekuva-työkalu mahdollistaa ajantasaisen tiedonjaon, hankkeen seurannan ja siten jatkuvan parantamisen
, sanoo Kalasatamasta Pasilaan -hankkeen projektijohtaja Mikko Asikainen Helsingin kaupungin liikennelaitokselta.
Myös riskienhallinta on tuotu työkalun myötä ihan uudessa mittakaavassa viikoittaiseen seurantaan. Usein rakennushankkeissa riskejä seurataan esimerkiksi puolivuosittain, eikä kaikille riskeille ole määritetty vastuuhenkilöä. Tilannekuva-työkalussa eri riskejä seurataan säännöllisesti projektijohtamisen kiinteänä osana.
Koska järjestelmän pystyttäminen on melko kallista ja aikaa vievää, Tilannekuvan tyyppisestä ratkaisusta hyödytään erityisesti pitkäkestoisissa ja monialaisissa hankkeissa, joissa on useita toimijoita, jotka eivät ehkä pysty työskentelemään saman katon alla. Työkalu voisi hyödyttää esimerkiksi monenlaisia kaupunkikehityshankkeita.
Koska järjestelmä vaatii aina myös jonkin verran manuaalista tai säännöllistä päivitystyötä, parhaiten tieto pysyy ajan tasalla, jos rahaliikenne sidotaan järjestelmässä oleviin tietoihin. Kalasatamasta Pasilaan -hankkeessa Karaatti-allianssin projektiryhmä käy asiat kokouksissaan aina läpi Tilannekuva-työkalun kautta. Tämä motivoi myös eri osapuolia pitämään tiedot ajan tasalla.
