AFRYn sähköinen huoltokirjapalvelu käyttöön kaikissa Y-Säätiön kiinteistöissä

Palveluasenne ratkaisi

– Halusimme Y-Säätiössä parantaa kiinteistöjemme ylläpitoa. Vertailimme erilaisia sähköisen huoltokirjan palveluita ja AFRY vakuutti meidät etenkin palveluasenteellaan ja osaamisellaan, kertoo Y-Säätiön kiinteistöpäällikkö Matti Peltola.

– Tavoitteenamme oli myös tehdä ennakoivasta kiinteistönpidosta entistä vaivattomampaa. Näin suuren kiinteistömassan kanssa huoltokalenterien hallinnointiin ja kiinteistöhuollon kanssa viestimiseen voi mennä helposti paljon aikaa. Meidän aikaamme ja vaivaamme säästyy merkittävästi, kun yhteydenotot saa keskitettyä yhteen paikkaan AFRYlle, emmekä joudu olemaan turhaan välikäsinä, jatkaa kiinteistöpäällikkö Jussi Korja Y-Säätiöstä.

Y-Säätiössä koetaan tärkeänä myös se, että palveluntarjoaja ymmärtää kiinteistöjä ohjelmiston lisäksi. AFRY on tehnyt jo vuosia yhteistyötä Y-Säätiön kanssa tarjoamalla taloteknisten tarkastusten palvelua, josta on myös kertynyt runsaasti arvokasta tietoa kiinteistöistä.

Sujuva käyttöönotto ja kehitys

Palvelun käyttöönotto aloitettiin keräämällä historiadataa ennen siirtymistä uuteen järjestelmään. Kiinteistön olemassa oleva dokumentaatio on usein hyödyllistä sisällyttää osaksi huoltokirjaa. Näin arvokas tieto ei katoa ja se on hyödynnettävissä myös tulevaisuudessa kätevästi yhdessä paikassa. Käyttöönoton yhteydessä vanhan tiedon oikeellisuus tarkistettiin ennen siirtoa uuteen järjestelmään ja huoltokalenterit harmonisoitiin uutta järjestelmää varten. Käyttöönoton yhteydessä myös kaikki harmonisoitu data, kuten dokumentaatio ja huoltohistoria ja siirrettiin rajapinnan avulla AFRYn huoltokirjaan. Tällöin päästiin käyttämään järjestelmää tavalla, jossa huoltohistoria ja dokumentaatio olivat saatavilla myös menneisyyden osalta ja hyödynnettävissä raportoinnissa.

– Käyttöönotto meni sujuvasti. Tiesimme koko hankkeen ajan, missä mentiin ja etenimme hyvällä yhteistyöllä. Toimiva järjestelmä on jo nyt auttanut huollon laadun seurannassa ja tulevaisuudessa aiomme laajentaa palvelua kattamaan myös erikoishuollot, Matti Peltola Y-Säätiöstä sanoo.

Järjestelmä kehittyy jatkuvasti ja joustavat rajapinnat mahdollistavat lisäykset myös tulevaisuudessa.

– Uusimpien työkalujen päälle rakennettu huoltokirjapalvelumme on kehitetty alusta alkaen vastaamaan asiakkaiden tarpeeseen. Kehitämme ohjelmistoa myös jatkuvasti asiakkaiden toiveet huomioiden, kertoo huoltokirjapalvelun pääkäyttäjä Tommi Finnilä AFRYltä.
– Pääkäyttäjäpalvelumme mahdollistaa sen, ettei huoltokirjapalvelun tilaajan tarvitse opetella järjestelmän käyttöä täydellisesti tai olla jokaisessa käänteessä opastamassa omaa henkilöstöään järjestelmän käytön kanssa. Me AFRYlla hoidamme tämän asiakkaan puolesta, pääkäyttäjä Tommi summaa.

Ennakoiva huolto tukee kestävyystavoitteita

Huoltokirjan avulla toteutettu ennakoiva huolto on kiinteistön elinkaaren aikana edullisempaa ja aiheuttaa vähemmän häiriöitä kiinteistön käyttäjälle. Näin yllättäviltä korjauksilta ja kiiretilanteilta vältytään.

AFRYn huoltokirjapalveluiden tiimipäällikkö palveluvastaava Olli Rautsi kommentoi, että olemme ylpeitä saadessamme palvelumme avulla tukea Y-Säätiön onnistunutta kiinteistönpitoa. Sähköinen huoltokirja varmistaa kiinteistönhuollon säännöllisyyden ja suunnitelmallisuuden, mikä auttaa pitämään kiinteistön hyvässä kunnossa sekä säästämään myös energiaa.

Kiinteistöpäällikkö Jussi Korja Y-Säätiöltä jatkaa:
– Kestävä kiinteistökanta tarkoittaa Y-Säätiössä suunnitelmallista, kustannustehokasta, oikea-aikaista sekä kiinteistön elinkaaren ja ympäristön huomioivaa kunnossapitoa sekä korjaus- ja uudisrakentamista. Huoltokirjapalvelu on säästänyt meiltä aikaa ja vaivaa sekä tukenut myös kestävyystavoitteidemme saavuttamista.