Investeringskostnadskalkyler i processindustrin

Denna text syftar till att ge insikter från AFRY och teknikkonsultens bild av investeringskostnadskalkyler i processindustrin. Genom att ta upp vanliga frågor och ge potentiella svar försöker vi belysa denna komplexa fråga.

Inom olika branscher finns skillnader i arbetssätt hur man bedriver projektutvecklingsarbete och till vilken mognadsgrad man driver arbetet i olika utvecklingsskeden. Skillnaderna beror på många olika faktorer, som till exempel på hur man kan köpa utrustning och processteg till sin process. Denna artikel baseras på erfarenhet och intryck från flera olika branscher och olika typer av projekt. Artikeln innehåller av praktiska skäl en del generaliseringar och typiska exempel snarare än allmängiltiga fakta. En del av de utmaningar som beskrivs i denna artikel berör dock ej alla kunder då man har olika förutsättningar och metodik för att jobba med projektutveckling.

Utmaningar med investeringskostnadskalkylen

Varför gör man investeringskostnadsestimat? Svaret kan kännas självklart, att förstå kostnaden för investeringen, för att kunna avgöra om den är lönsam och om så är fallet ordna finansiering. I vissa sammanhang är det dock inte självklart att de som ansvarar för att ta fram kalkylen har samma syn på situationen som de som ska fatta investeringsbeslutet. ”Man investerar inte sina egna pengar”, är ett påstående som nästan alltid stämmer för de som beställer och utför förprojektering och ansvarar för kostnadsberäkningar inom industrin. Ibland finns starka skäl till att man vill att en investering blir av som inte har med dess kortsiktiga lönsamhet att göra, det kan vara den egna anställningstryggheten, anläggningens framtid eller bara det faktum att man personligen ser fram emot att delta i projektet. Det är då inte ovanligt att de som arbetar med kalkylen har incitament att hålla nere investeringskostnaden genom att räkna lågt eller reducera kostnader genom tekniska förenklingar innan det ska presenteras för beslutsfattarna. Vi kan som konsult ibland mötas av resonemang som ”Vi måste ner under xxx MSEK annars blir det inget projekt”. När investeringsbeslutet sedan är taget så finns dock en risk för ett annat tankesätt.

Vi ser inte sällan denna förändring i inställning, före investeringsbeslut och efter investeringsbeslut. En annan faktor som påverkar är också att det är lättare att pruta och hålla ner ambitionsnivån och kostnader i mindre grupp i tidiga faser av projektet, men allt eftersom projektet närmar sig genomförande så klarnar bilden och projektgruppen växer ofta när representanter från exempelvis drift- och underhållsavdelning ansluter. Önskemål från drift- eller underhållsrepresentanter är ofta väldigt svåra för projektgruppen att säga nej till, då det är de som ska leva med anläggningen de kommande 30 åren och att de ofta kan ange en skydd- och säkerhetsaspekt i sina önskemål och krav.

Kanske skulle investeringskalkyler alltid göras av personer som inte har något särskilt intresse av att projektet blir av, då skulle man undvika risk för partiskhet. I vissa koncerner är det praxis att kalkyler åtminstone granskas av från projektet oberoende personer eller ännu hellre av personer på någon annan av koncernens siter som tävlar om samma investeringsmedel.

Stegvis tillvägagångssätt mot en investeringskostnadskalkyl

Gör man en investeringskostnadskalkyl eller ett förprojekt? ”Måste ni räkna och designa så mycket, kan ni inte bara tala om vad det kostar?” är något man som konsult ibland får höra. En kvalificerad gissning blir ibland rätt, men en hel del arbete krävs för att komma fram till ett estimat med tillräcklig hög säkerhet och noggrannhet.

Ett investeringsskostnadsestimat är ofta den viktigaste och mest efterfrågade leverabeln från tidiga projektfaser. Är man känslig för överraskningar i tid och kostnad bör man investera mer i tidiga faser och höja mognadsgraden på förprojektet, för att minska riskerna vid ett genomförande. Vill man att sitt unika projekt ska vara ”fast-track” och är beredd att hoppa över delar av projektutvecklingen för att prioritera ”time-to market”, så finns risk för fallgropar såsom förseningar, budgetöverdrag och en pressad psykosocial arbetsmiljö i projektet för dig själv, dina medarbetare och leverantörer.

Följ utvecklingsmetoden Front-End Loading

Förstudie, Förprojekt, Feasibility, Basic engineering, FEED. Som konsult i flera branscher möter vi många olika definitioner och benämningar på projektens tidiga faser. För att skapa en solid grund för implementeringsfasen anser vi det lämpligt att följa utvecklingsmetoden Front-End Loading (FEL), som beskrivs i figur 1. Denna metod ger oss en gemensam bild av vad syfte och mål är med varje fas och vad som behöver göras oavsett bransch, samt skapar användbar strategisk information som gör det möjligt för intressenter att hantera risker och fatta välgrundade beslut.

De olika FEL klasserna är kopplade till en viss noggrannhet i den investeringskostnadskalkyl som skall arbetas fram. FEL klasserna harmoniserar med olika AACE klasser (Association for the Advancement of Cost Engineering), vilket är en vedertagen metod för att beräkna kostnader. De olika AACE klasserna har olika förväntade noggrannhet, vilken ökar allteftersom projektets mognadsgrad höjs. AACE definierar noggrannhet som ett spektrum av potentiella utfall som i sin tur definieras genom riskanalyser. Angivet noggrannhetsintervall för ett givet investeringsestimat representerar 80% konfidens att den faktiska kostnaden kommer att ligga inom dessa gränser. Den framräknade investeringskostnaden är ej en specifik summa utan snarare ett intervall, som man med viss sannolikhet befinner sig inom. Detta är viktigt att komma ihåg och ta i beaktning för de som tar fram den totala projektbudgeten. När man tar fram den totala projektbudgeten bör man alltid väga in investeringskostnadsestimatets noggrannhetsintervall och dess förväntade övre gräns.

Figur 2 beskriver de olika AACE klasserna och dess förväntade noggrannhetsintervall.

Felkällor inom investeringskostnadskalkylens olika delar

På AFRY stöter vi på alla möjliga typer av processindustriprojekt och idéer hur projekt bäst bedrivs. Många kunder har en klar idé om hur man bäst gör och vi som konsult är ofta följsamma och viljan att vara kunden till lags är stor. När det gäller investeringskostnadsestimat riskerar denna följsamhet att sätta både kunden och oss själva i den tuffa situationen att investeringskostandsestimatet inte håller och budgeten dras över. Vi som konsult behöver vara tydligare mot våra kunder när det gäller vilken mognadsgrad som är möjlig att uppnå i projektets tidiga faser baserat på kalendertid och budget, vilken kalkylnoggrannhet som då kan förväntas samt hur investerings-kostnadsestimatet ska tolkas.

Ett investeringskostnadsestimat baseras på tekniska underlag och mängdberäkningar som i sin tur påverkats av flertal olika faktorer, beslut och vägval; kapacitet, automationsgrad, layout, materialval, teknikval, markförhållande etc. Varje enskilt beslut sammanfogas till en teknisk helhet, en fungerande anläggning. När designdelen av arbetet är klart så påbörjas kostnadsestimeringens två faser; hur mycket av varje komponent behövs, följt av vad varje komponent kostar att köpa och montera.

Förenklat kan vi se tre huvudorsaker till att investeringsbudgeten överskrids:

1. Det som byggts eller ska byggas i verkligheten stämmer inte exakt med designen i förprojektet.
2. Mängderna av utrustning och material som behövs stämmer inte med designen.
3. Kostnaderna för utrustning, material och entreprenader är felaktigt antagen.

Vår erfarenhet är att AFRY och våra branschkollegor, tillsammans med kunden, är förhållandevis bra på punkt 2 - att utifrån processflödesscheman och layouter beräkna mängder på rör, kabel, betong etc. En svårighet kring denna punkt är dock att ha förståelse för och ta höjd för saker som ej visas på aktuella underlagen. I underlagen inför ett investeringsbeslut skall så mycket som möjligt av utrustning, material och komponenter finnas inkluderade. Det finns dock alltid vissa system/delar som ej är helt färdigdesignade, vilket kan leda till viss fel/underskattning av de olika mängderna som ligger till grund för investeringskalkylen.

Punkt 3 har periodvis, på grund av omvärldsläget, pandemin och inflationstider, varit utmanande. AFRY försöker vara transparenta och dela prisuppgifter med kunden för att vi gemensamt ska kunna granska och bedöma priser. Beroende på projektfas inhämtas prisuppgifter och offerter från leverantörer, vilket inte är en hundraprocentig garanti men förhållandevis svårt att förbättra. En viktig sak kring denna punkt är dock att säkerställa att leverantörens syn på leverans och omfattning harmoniserar med projektets (t.ex via tydliga leveransgränser, upphandlingsstrategier och kontrakt), så att eventuella kostnadsposter inte hamnar mellan stolarna. Strategier kring upphandling, byggnation och montage måste också vara klarlagda. Mark och bygg är även något som kan ha en tendens att underestimeras i tidiga faser. Undermåliga markundersökningar kan leda till oväntad kostsam hantering av exempelvis förorenade massor eller omfattande pålning.

Den största felkällan och som dessutom kan generera rejäla överdrag är punkt 1. Det som kalkylen är baserat på är i slutändan inte det som byggs. Varför blir det så? Det finns flera anledningar, men förenklat är att mognadsgraden på tidigare faser i projektet varit för låg. Med mognadsgrad menar vi hur långt och väl utvecklat olika aspekter av projektet är. Det här är inget nytt problem och många företag och organisationer har genom åren utvecklat metoder för att säkerställa att mognadsgraden på det arbete som utförts är tillräckligt bra för att det ska kunna gå att bygga ett tillräckligt noggrant investeringskostnadsestimat på.

Lösning för ett bättre investeringskostnadsestimat

En av de metoder som vi på AFRY använder för att säkerställa detta heter PDRI (Project Definition Rating Index)*. Det är ett sätt att bedöma och mäta hur definierat och moget ett projekt är och jämföra det med inhämtad Best Practice i branschen. PDRI är kopplat till den FEL metodik som beskrivs i Figur 1 och i PDRI definieras vilka leverabler som bör tas fram i varje FEL fas, samt till vilken mognadsgrad dessa bör utvecklas för att baserat på dessa kunna utföra kostnadsestimering med en viss noggrannhet. Några av leverablerna som PDRI rekommenderar är tekniska dokument och ritningar som projekteringskonsulter traditionellt tar fram, så som processflödesscheman, layouter och enlinjescheman. Det finns i PDRI också krav på leverabler som inte lika självklart tas fram av konsulten, som exempelvis underhållsfilosofi, processförenklingar etc. Leverabler som är viktiga att definiera i tid därför att om det inte blir gjort i tidigt skede, riskerar påverka projektet senare - i värsta fall under genomförandet och därmed ha inverkan på den faktiska investeringskostnaden. Genom att se till att viktiga saker är definierade tidigt undviks sena ändringar och då ökar sannolikheten för att investeringsbudgeten håller.

PDRI kan ge stöd i vilka leverabler och designbeslut som behöver tas. I denna metod finns förutom sätt att mäta och kvantifiera mognadsgrad också den inbyggda erfarenheten av vad som är mest viktigt i vilken fas av projektet, fokusera på rätt saker och undvika sena förändringar i designen.

Det är viktigt att förstå att när kostnaderna för alla utrustningar och entreprenader summeras, blir det estimatet av kostnaden för just denna anläggning. Varje förändring som sedan görs i designen kommer att påverka estimatet, ibland oväntat mycket. Det är under de tidiga projektfaserna som man har stor möjlighet att påverka investeringskostnaden och riskerna, se Figur 3 nedan. När man sedan går över till ett genomförande får eventuella ändringar allt större konsekvenser då det påverkar ett större antal aktörer, vilket resulterar i ändringar i flera led och ofta är kostsamt.

*Utvecklat av CII (Construction Industry Institute) Austin, Texas.

Slutsats

Produktionsanläggningar inom processindustrin är ofta kostsamma att bygga och/eller att bygga om. Anläggningarna är ofta stora och innehåller mängder av kostsam utrustning och komponenter. Ett väl underbyggt investeringskostnadsestimat är därför ett oerhört viktigt underlag för att avgöra om investeringen kan bli lönsam och hur den ska finansieras.

Som konsult krävs tydlighet kring vilka förutsättningar som anses krävas för att uppnå en viss noggrannhet på investeringskostnadsestimatet. Konsultbolaget tillsammans med kunden och potentiella leverantörer, behöver säkerställa att projektet uppnår den tekniska mognaden som enligt vedertagna metoder krävs och inte acceptera att göra estimat på alltför dåligt underbyggda grunder. En konsults uppgift är att vara tillräckligt självständig för att stå emot eventuell partiskhet i projektgrupp och säkerställa att den anläggning som designas under förprojektet även är aktuell och rimlig under ett genomförande.

Vidare så behöver vi förklara hur estimatet har tagits fram, under vilka förutsättningar det kan användas, inom vilket intervallkostnaden förväntas ligga och vad sannolikheten är att det håller sig inom dessa ramar. Det är viktigt att kunden eller den som är ansvarig för den totala investeringsbudgeten har förståelse för hur det framräknade investeringskostnadsestimatet skall tolkas och den förväntade osäkerheten beaktas.

Om konsulten och kunden tillsammans ges rätt förutsättningar och har samma syfte med kalkylen är det möjligt att göra en bra och korrekt kalkyl. En kalkyl som håller och som utgör en stabil grund för ett investeringsbeslut och ett framgångsrikt genomförandeprojekt.