Tiesitkö, että virtuaalikokousten avulla on mahdollista järjestää riskien arviointeihin liittyviä työpajoja ja katselmuksia?
Tiesitkö, että virtuaalikokousten avulla on mahdollista järjestää riskien arviointeihin liittyviä työpajoja ja katselmuksia?
Riskienhallintaan tai riskien arviointeihin liittyvää työtä ei tarvitse perua tai siirtää nyt, kun koronavirusepidemia kieltää normaalit kokoustamiset. Itse asiassa nyt on sitäkin tärkeämpää hoitaa riskianalyysit ja huomioida liiketoimintaan vaikuttavat ennalta arvaamattomat tapahtumat. Virtuaalisten työpajojen ja kokousten järjestäminen vaatii paljon osallistujilta ja vielä enemmän niiden fasilitaattorilta. Monet meistä joutuvat nyt työskentelemään kotona ja suurin osa kokouksista järjestetään virtuaalisesti. HSE-tiimimme on myös järjestänyt ja vetänyt lukuisia virtuaalisia riskianalyysejä viime viikkoina.
Riskianalyysien järjestäminen etäyhteyksin voi olla haasteellista, mutta viime viikkoina olemme huomanneet, että se kyllä onnistuu, kunhan tietyt asiat pidetään mielessä. AFRYn Prosessiteollisuus-divisioonan HSE-asiantuntijat ovat järjestäneet useita HAZOP-, HAZID-, ATEX- (räjähdysvaaralliset tilat), SIL-analyysejä (turvallisuuden eheyden taso) sekä koneturvallisuuteen (EN ISO 12100) liittyviä riskienarviointeja etäyhteyksin. Haluamme jakaa muutamia vinkkejä virtuaalisten riskienarviointien onnistuneeseen järjestämiseen:
- Varmista, että kaikki osallistujat ovat valmistautuneet kokoukseen ja tietävät päivän tavoitteen tai sen mitkä tarkastelukohteet pitää saada valmiiksi.
- Esittele menetelmät, käytännöt sekä haluttu tulos ja aikataulu analyysin alussa. On hyvä aloittaa osallistujien esittäytymisellä kameran välityksellä.
- Lyhyt asiantuntijan pitämä alustus ennen jokaista tarkastelukohdetta on tärkeä. Varmista, että analyysiä varten tarvittava aineisto on kaikkien saatavilla ja nähtävillä analyysin aikana.
- Jaa ja toimita tarkastelukohdejaot (nodet) ennen analyysiä. Järjestä lyhyt valmisteleva kokous ennen analyysiä, jotta varmistat kaikkien osallistujien pysymisen käsiteltävässä aiheessa.
- Yhden ääniyhteyden käyttö vaatii koordinointia.
- Fasilitaattorin pitää varautua olemaan aktiivinen ja rohkaisemaan kaikkia osallistumaan.
- Fasilitaattorin pitää varmistua, että jokainen tiimin jäsen voi osallistua keskusteluun ja että osallistujat voivat kommentoida aina niin halutessaan.
- Pidä säännöllisiä taukoja työn tehokkuuden varmistamiseksi.
- Keskittymiskyvyn tiedetään laskevan työskentelyn edetessä, joten pidä säännöllisiä lyhyitä (5-10 min) taukoja ainakin kerran puolessatoista tunnissa.
- Pidä myös oikea lounastauko.
- Pidä kokoukset niihin soveltuvissa tiloissa ja toimivalla teknologialla.
- Varmista, että sinulla on rauhallinen tila analyysin vetämiseen. Huolehdi myös ergonomiasta.
- Tarkista internetyhteydet ja tutustu etukäteen käytettävään kokoussovellukseen.
- Käytä hyväksi kuvia/videoita analyysin aikana mikäli analysoit käytössä olevaa tuotantolaitosta.
Kaikki edellä mainitut ovat normaalien kokousten avaintekijöitä, mutta vaativat erityistä huomiota virtuaalisissa arvioinneissa, jotta saavutetaan tavoitteellinen ja tuottava analyysi. Avainasemassa on myös fasilitaattorin kokemus riskianalyysimenetelmästä. Teknisen taustan omaavat asiantuntijamme ymmärtävät asiakkaiden prosessien ja laitosten toimintatavat. Tiimimme käyttää erityistä riskianalyysiohjelmistoa, joka mahdollistaa sekä tehokkaan fasilitoinnin että työpajojen kirjuroinnin.
