AFRYn Verkosto-osaston päällikkö Jussi Ristimäki
Hyvillä rutiineilla vahvistetaan arjen sujuvuutta ja työntekijän hyvinvointia
AFRYllä esihenkilönä toimivan Jussi Ristimäen mielestä on tärkeää, että työntekijät antavat palautetta tiimin toimintatavoista ja että työntekijät näkevät, miten palautteella voi vaikuttaa työympäristöön. Se tuo hallinnan tunnetta omaan työhön ja toimintaympäristöön. Rutiineja kehittämällä taas on mahdollista lisätä projektityön ennustettavuutta.
Jussi Ristimäki on AFRYllä Verkosto-osaston osastopäällikkö Vesi-liiketoimintayksikössä. Hän on ollut talossa jo 20 vuotta, ja esihenkilötehtäviä hän on hoitanut vuodesta 2009 alkaen.
Verkostosuunnittelijoiden työ on hyvin monipuolista, sillä heidän osaamistaan tarvitaan monenlaisissa hankkeissa. Jussi tiimeineen suunnittelee muun muassa vesihuoltoverkostoja vesilaitoksille ja hulevesiverkostoja kaupungeille. He ovat mukana myös teollisuuden ja raideliikenteen projekteissa maanalaisen verkostoinfran asiantuntijoina.
”Koko ajan oppii uutta, sillä projektit eivät koskaan toista itseään”, Jussi kertoo osastonsa suunnittelu- ja projektinhallintatehtävistä.
Jussi on esihenkilö kolmelle tiiminvetäjälle, jotka taas toimivat osaston 21 työntekijän lähiesihenkilöinä. Ennen tiimeihin jakautumista Jussi oli esihenkilö kaikille osastonsa työntekijöille. Hän kokee, että esihenkilötyö on osaston organisaatiomuutoksen jälkeen laadukkaampaa. Tiimirajat ovat matalat, ja käytännössä parikymmenen hengen tiimi toimii yhtenä kokonaisuutena. Yhteistoiminta on jokapäiväistä ja välitöntä.
Johtamisessa kiinnostaa toimintatapojen hiominen tehokkaan ja toimivan arjen varmistamiseksi
Jussin työaika koostuu projektityöstä, työhankinnasta ja asiakasrajapinnassa toimimisesta. Esihenkilönä hänen tärkeimpiä tehtäviään on töiden hankinta ja priorisointi. Hän pitää huolta siitä, että tieto osaston sisällä kulkee ja arjen rutiinit pyörivät ja asiat etenevät.
Johtamisessa Jussia innostaa toiminnan jatkuva parantaminen, ja sen vuoksi hän on keskittynyt esihenkilötyössään toimivien rutiinien muodostamiseen ja tiedonkulun vahvistamiseen.
”Toimintaympäristömme on jatkuvassa muutoksessa ja meidän pitää sopeutua siihen. Siksi arvioimme säännöllisesti yhdessä omia toimintatapoja. Jos jokin käytäntö ei enää toimi, pyrimme löytämään paremman.”
Jussin mukaan usein toiminnan muokkaamisessa on kyse hienosäädöstä, eivätkä toimintatavat ole kuitenkaan jatkuvassa muutoksessa.
Jussi kokee, että sekä hän että hänen työntekijänsä motivoituvat siitä, että he kokevat voivansa vaikuttaa siihen, miten työyhteisössä toimitaan.
Tiimissä sovitaan yhdessä, mitä halutaan parantaa ja tavoitteiden toteutumista seurataan aktiivisesti.
”Tavoitteisiin onkin vuosien varrella päästy, ja henkilöstökyselyjen mukaan ihmiset viihtyvät ja voivat hyvin. Osaston työntekijöiden pysyvyys on hyvällä tasolla ja jotkut muualla käyneet ovat tulleet takaisinkin,” Jussi iloitsee.
Jussin mielestä mahdollisuus ja valta vaikuttaa omaan tekemiseen vaikuttavat myönteisesti ihmisen hallinnan tunteen kokemiseen, ja tämä taas lisää yksilön motivaatiota ja sitoutuneisuutta yhteisöönsä.
Esihenkilötyöllä tuetaan työn ja vapaa-ajan tasapainoa
Jussi käy projektipäälliköiden kanssa viikoittain tarjous- ja henkilötason työsuunnitelmatilanteen läpi. Huolellinen työsuunnittelu on ratkaissut monia haasteita. ”Suhteellisen tarkan työsuunnittelun ansiosta pystymme ennakoimaan ja pitämään työkuorman paremmin hallinnassa sekä reagoimaan muutoksiin, joita tulee jatkuvasti. Osaamme myös sanoa ei, mikäli tunnistamme, että emme ehdi tekemään jotakin.”
Yksittäinen työntekijä on vastuussa oman työsuunnitelmansa ajantasaisuudesta sekä siitä, että ottaa tunnistamansa haasteet esille projektipäällikön tai esihenkilönsä kanssa. Projektipäälliköiden ja esihenkilöiden vastuulla on päivittää osaltaan työsuunnitelmaa ja sopia keskenään, miten haasteet ratkotaan. Vapaa-ajan ja työn balanssin varmistamiseksi työmäärää seurataan säännönmukaisesti, jotta työtaakka ei ole kenelläkään liian suuri. Säännöllisellä työsuunnittelulla ja -seurannalla on päästy tilanteeseen, jossa työmäärä on oikeassa suhteessa resursseihin.
Jussi pitää tärkeänä sitä, että erilaiset elämäntilanteet huomioidaan työarjessa, koska siviilielämän haasteet heijastuvat työhönkin. Yhdessä työntekijöiden kanssa pyritään löytämään tasapaino työn ja muun elämän välillä.
”Kannustamme työntekijöitä pitämään perhevapaita ja suhtaudumme myönteisesti työajan sovittamiseen elämätilanteeseen sopivaksi”, Jussi kertoo.
Työntekijän tavoitteiden oltava yhdessä laadittuja ja riittävän konkreettisia
Kahdenkeskisissä one-to-one-keskusteluissa kartoitetaan työntekijöidensä kuulumisia ja työtilannetta säännöllisesti työntekijälle sopivan rytmin mukaisesti. Jussin mielestä kahdenkeskiset keskustelut ovat erittäin tärkeä osa AFRYn yhteisiä johtamiskäytänteitä.
Kehityskeskusteluissa taas asetetaan kullekin työntekijälle tavoitteet, jotka ovat linjassa paitsi AFRYn tavoitteiden, myös henkilön omien ura- ja kehitystoiveiden kanssa. Henkilöstökyselyn tulosten perusteella Jussin osastolla työntekijät tietävät erittäin hyvin, mitä heiltä odotetaan. Jussin mielestä kehityskeskusteluihin kannattaa panostaa myös ajallisesti paljon.
”On todella tärkeää, että tavoitteet ovat riittävän konkreettisia, jotta ne voivat oikeasti luoda raamin työn tekemiselle. Pitää määrittää, mitä tavoite tarkoittaa arjen projektityössä ja mitä taas henkilön kehittymisen näkökulmasta.”
Palautekäytännöt kehityslistalla
Jussi kokee, että työntekijät motivoituvat hyvästä ilmapiiristä, avoimesta tiedonvälityksestä ja siitä, että kehityskohteita saadaan parannettua. Lisäksi työhön sitouttaa työntekijän saama vastuu ja selkeät tavoitteet.
Palautteen jakaminen on myös osaltaan tiedonvälitystä ja hyvän ilmapiirin tukemista. Tiimissä kollegat antavat toisilleen kiitosta suklaapatukoilla, ja osastolla jaetaan projekteissa opittua. Palautetta antavat myös esihenkilöt.
Jussin mielestä vielä kehitettävää olisi siinä, miten rakentavaa palautetta voisi antaa osaston sisällä parhaalla mahdollisella tavalla ja kuinka hän itse saisi enemmän palautetta työntekijöiltään. Hänen saamansa palaute liittyy yleensä siihen, että jokin asia voisi toimia paremmin tai että jotakin sovittua toimintatapaa ei noudateta.
”On tärkeää, ettei omia ideoitaan ja aiemmin hyvin toiminutta tapaa saa liiaksi rakastaa. Pitää olla valmis muuttamaan toimintaa, jos parempi tapa löytyy. Asiat myös näyttävät eri ihmisten näkökulmasta erilaiselta. Palautteita ei kannata ohittaa kevyesti, vaan on yritettävä ymmärtää, mistä palaute johtuu.”
Omalle esihenkilölleen Reijo Kuivamäelle Jussi antaa kiitollisena palautetta saamastaan luottamuksesta ja tuesta ideoille. Oman esihenkilön tuki on vahvistanut myös hänen työtään esihenkilön uralla.
Jussin vinkit esihenkilötyöhön:
- Tee tarkkaa työsuunnittelua ja päivitä suunnitelmaa yhdessä työntekijöiden kanssa tilanteiden vaihtuessa. Vie määräaikojen merkintöjä myös kalentereihin.
- Varaa aikaa one-to-one-keskusteluille ja panosta niihin.
- Määrittele työntekijän kanssa hänen tavoitteensa huolellisesti niin, että niissä näkyvät sekä työntekijän että yrityksen tavoitteet.