HS-Vesi ja AFRY vahvistavat vakioiduilla toimintatavoilla suunnittelun laatua

HS-Veden ja AFRYn välillä solmitusta puitesopimuksesta on kehittynyt kumppanuus, jossa molemmat osapuolet ovat sitoutuneet toimintatapojen kehittämiseen sujuvan suunnitteluarjen ja laadukkaan vesihuollon takaamiseksi.

"Yhteistyömme perustuu pitkäjänteiseen kumppanuuteen, vakioituun prosessiin ja avoimeen keskusteluun", suunnittelupäällikkö Jarno Laine HS-Vedeltä ja osastopäällikkö Jussi Ristimäki AFRYn Vesi-liiketoimintayksiköstä kertovat.

Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy on vuonna 2001 perustettu vesihuoltoyhtiö, jonka Hämeenlinnan ja Akaan kaupungit sekä Hattulan kunta omistavat. Yhtiö vastaa toiminta-alueellaan veden hankinnasta ja jakelusta sekä jätevesien hallinnasta. AFRY on yksi suurimmista suunnittelu- ja konsultointipalveluja tarjoavista yrityksistä Suomessa, ja sillä on monipuolista kokemusta palveluiden tarjoamisesta yhdyskuntien ja teollisuuden vesihuoltoon.

Kumppanuusmallin kummatkin osapuolet hyötyvät vakioiduista toimintatavoista

HS-Vesi on hyödyntänyt puitesopimusmallia jo pitkään. Sopimukset ovat aiemmin olleet kolmivuotisia, mutta viimeisin, AFRYn kanssa solmittu sopimus, on viiden vuoden mittainen. Jarno Laineen mukaan yhdelle konsultille keskitetyn puitesopimusmallin taustalla on pyrkimys välttää jatkuva kilpailutus ja toisaalta hyödyntää taukoamattoman yhteistyön etuja. "Kummatkin osapuolet hyötyvät, kun toimintatavat ovat tutut ja vakioidut. Kaikki osapuolet tietävät, mitä seuraavaksi tehdään ja millä tavalla, eikä työskentelytapojen selvittämiseen tarvitse käyttää aikaa", Laine kertoo.

Kumppania HS-Vedellä tarvitaan rakennussuunnitteluun. HS-Veden asiantuntijat keskittyvät verkosto-omaisuuden hallintaan ja uusien saneerauskohteiden tunnistamiseen sekä niihin liittyvien selvitysten edistämiseen. Näin edellytykset laadukkaalle rakennussuunnitteluprosessille voidaan luoda omien asiantuntijoiden työskentelyllä.. Tilaaja laatii tavoitteen ja reunaehdot sisältävän hankesuunnitelman, minkä perusteella AFRY antaa työmäärä- ja hinta-arvion, jonka hyväksymisen jälkeen suunnittelu voi alkaa. Tässä vaiheessa ei enää kilpailuteta palveluntarjoajaa, vaan tällä sopimuskaudella hintaneuvottelut käydään vain AFRYn kanssa. Tämä sujuvoittaa vesihuoltoyhtiön arkea huomattavasti. Hankkeen valmistelusta päästään näin etenemään toteutussuunnitteluun hyvin nopeasti.

Laineen ja Ristimäen mukaan kumppanuusmallin avulla suunnittelun laatua on onnistuttu parantamaan. Kun vaihtuvuus suunnitteluryhmässä vähenee ja opitaan toimintatavat ja tiedetään tavoiteltava tarkkuustaso, työ tehostuu ja laatu paranee. Tällöin myös työmaalla vältytään lisätöiltä. ”Suunnittelun hinta on pieni osa kokonaisuudesta, mutta sen merkitys lopputuloksella on suuri”, Laine sanoo.

Sujuvat prosessit lisäävät työntekijöiden viihtymistä ja sitoutuneisuutta

Ristimäki kehuu HS-Vedessä kehitettyä prosessia verkosto-omaisuuden hallintaan. Prosessin ansiosta HS-Vesi tietää useita vuosia etukäteen, mitä kohteita pitää tutkia ja suunnitella. Tilaajan tekemät ja konsultin lähtötiedoksi saamat hankesuunnitelmat ovat korkealaatuisia. Lisäksi pitkälle viedyn aikataulutuksen vuoksi konsultin työsuunnittelu helpottuu. Ennakointi auttaa välttämään kiirettä, eikä projekteja ilmaannu yllättäen konsultin työpöydälle. Suunnitteluprojekteista tiedetään yleensä useita kuukausia etukäteen, joten suunnittelijat voidaan varata projekteihin hyvissä ajoin.

”Voimme varata aina samat suunnittelijat HS-vedelle, kun olemme jo hyvissä ajoin tietoisia projektien aikatauluista. Suunnittelijoilla on tietoa asiakkaan hankkeista ja työskentelytavoista pitkältä ajalta, mikä auttaa meitä palvelemaan asiakkaan tarpeita tavallista paremmin”, Ristimäki selittää. ”Toisaalta jos suunnittelijoissa tapahtuu vaihdoksia, tämä ei näy lopputuloksessa, sillä vakioitu prosessi ja samana pysyvät laadunvarmistajat helpottavat uudenkin suunnittelijan projektissa aloittamista ja työskentelytapojen omaksumista”, hän jatkaa.

Ennakointi ja siihen perustuva työsuunnittelu lisäävät myös työntekijöiden työviihtyvyyttä ja sitoutumista organisaatioon. ”Tavallista rauhallisempi työympäristö, jossa työtapojen vakioinnilla vähennetään häiriötekijöiden määrää, vahvistaa työviihtyvyyttä”, Ristimäki miettii.

Laineen mukaan vakioitu prosessi auttaa työntekijöitä toimimaan itseohjautuvasti, mikä HS-Veden työhyvinvointikyselyiden mukaan edistää työntekijöiden viihtymistä työssä. Tyytyväisyys tulee esiin myös hyvin pienenä vaihtuvuutena työntekijöissä.

”Työntekijöiden hyvä palaute motivoi jatkamaan prosessien kehittämistä. Kun ihmiset ovat tyytyväisiä, silloin voi itsekin kokea tehneensä hyvää työtä”, Ristimäki miettii.

AFRYltä laaja-alaista erityisosaamista saneeraushankkeisiin

Neljän puitesopimusvuoden aikana AFRY on toteuttanut yli 40 eri kokoista hanketta HS-Vedelle. Mukaan mahtuu jakelu- ja keräilyverkostokohteiden lisäksi runkolinjahankkeita ja vesistöön sijoittuvia putkilinjojen suunnittelua.

HS-Vedessä ollaan tyytyväisiä siihen, miten AFRY pystyy tuomaan eri alojen suunnitteluosaamista hankkeisiin. ”Haluamme jatkossakin, että kumppanillamme on eri alojen erityisosaamista, sillä tämä on ollut erinomaista yhteistyössä AFRYn kanssa”, Laine sanoo.

Esimerkiksi Luukkaanlahden paineviemärin suunnittelussa AFRY laati verkosto- ja geosuunnittelmien lisäksi vesilupahakemuksen, teki pohjatutkimuksia vesistössä sekä selvitti muun muassa alueen museokohteiden, viitasammakoiden sekä lepakoiden vaikutuksia hankkeeseen.

Kumppanuus perustuu jatkuvaan prosessin parantamiseen

Kumppanuusmalliin sitoutuneiden osapuolten arjessa korostuu säännöllinen yhteydenpito. Viikoittaisessa etäpalaverissa käsitellään käynnissä olevien hankkeiden tilanne ja mahdolliset muutokset, hidasteet tai esteet ja sovitaan jatkotoimenpiteistä. Tarvittaessa keskustellaan tulevista kohteista tai kehitysasioista. Suunnittelijat ovat molemmin puolin yhteydessä aina tarpeen mukaan, eikä asioiden ratkaisemista tarvitse odottaa suunnittelupalaveriin asti.

Puolivuosittain ohjausryhmä kokoontuu reflektoimaan menneitä kuukausia sekä pohtimaan kehitystä vaativia osa-alueita. ”Tämä tuo ryhtiä tekemiseen ja varmistaa, että kaikki osapuolet tietävät, missä mennään”, Ristimäki kertoo.

Kumppanuutta vahvistavat molemmin puoleinen avoimuus ja luottamus. ”Kumppanuus perustuu siihen, että selvitämme yhdessä virheet, jos sellaisia esiintyy”, Laine kertoo. Hänen mukaansa urakoitsijalta tulee harvoin palautetta suunnitteluvirheistä. ”Jos sellaista palautetta kuuluu, mietimme yhdessä, miten yhteisprosessia voisi parantaa, jotta samaa virhettä ei tehtäisi uudelleen.”

Kumppanuuden alussa toimintatavat eivät olleet vielä vakioituja, ja tällöin ongelmiakin esiintyi. Ongelmat ratkaistiin keskustelemalla avoimesti.

Ristimäen mukaan myös konsultilla oli heti alkuun vahva tahto kehittää työskentelyä. ”Näimme itsekin tämän pitkänä prosessina, jossa tärkeää on pitää huolta siitä, että toimintatapoja kehitetään systemaattisesti.”

Laine kutsuu yhteistyötä kasvutarinaksi, joka on kestänyt nyt neljä vuotta. Sopimusta on jäljellä vielä vuosi, ja sen jälkeen konsulttikumppani on kilpailutettava uudelleen.

Laineen mukaan pyrkimys on ollut rakentaa toimintatavoista niin laadukkaat, että lopputulos on hyvä, vaikka konsultti vaihtuisikin. AFRYn kanssa kehitettyä yhteistyön mallia jatketaan myös seuraavan kumppanin kanssa.

Laine ja Ristimäki kokevat, että kumppanuusmallissa ollaankin samalla puolella pöytää eikä vastakkain. ”Tässä mallissa käsitämme konsultin tekemän suunnittelutyön omana resurssinamme”, Laine sanoo.

Puitesopimusmalliin sisältyy ajatus jatkuvasta parantamisesta, jotta yhteistyö voi jatkua sujuvana koko sopimuskauden ajan. AFRY ja HS-Vesi ovat kumpikin erittäin sitoutuneita paitsi prosessin kehittämiseen, myös hankkeiden tavoitteisiin ja kestävään yhteistyöhön.