Kvalitetsledningssystem hjälper oss nå affärsmålen

Uppdraget går ut på att bygga upp AFRYs egenutvecklade kvalitetsledningssystem och implementera det hos kunden, Swelex. Kunden önskar digitalisera sin verksamhetshandbok och behöver sätta nya processer efter en större omstrukturering. Swelex ingår i en koncern där moderbolaget är certifierat enligt ISO 9001 standarden för kvalitetsledningssystem men för varje bolag krävs ett eget certifikat.

Vi är supernöjda med AFRY som samarbetspartner och uppdraget har gått jättebra, över förväntan till och med. Jag var faktiskt lite småskeptisk till att ta in en så pass nybakad konsult som Julia till en början. Men det har verkligen fungerat bra i kombination med Anki som väldigt kompetent inom området och jag är nu helt såld på upplägget och kan varmt rekommendera det.

/Tommy Ahlsved, VD på Swelex

Duon som ett vinnande koncept

AFRY bidrar med både ledning och resurser. En senior konsult driver, är rådgivande i strategiska frågor och finns som stöd för en mer junior kollega. På detta sätt ger vi kunden mesta möjliga utdelning av våra tjänster samtidigt som vi säkerställer kompetensöverföring och medarbetarnas egen utveckling.

-Kunden kan känna sig säker på att arbetet blir helt korrekt utfört tack vare den seniora experten men slipper betalar den högre taxan för det operativa arbetet, som sköts av en annan konsult, som är specialist inom sitt område men junior i något hänseende kopplat till uppdraget, säger Britta-Stina Karlsson, Business Segment Manager på Compliance and Quality Management.

Produkten – egenutvecklat QMS i SharePoint

Det finns flera fördelar med att bygga kvalitetsledningssystemet i SharePoint. Många företag har redan 365-paketet där det ingår. De slipper betala för ett nytt system och behöver inte lägga ner en massa resurser på att utveckla integrering mellan system. Dessutom går implementeringen snabbare eftersom de flesta redan jobbar i SharePoint och är bekanta med funktionerna.

-Det finns många funktioner i SharePoint som kan användas för att göra det användarvänligt, berättar Julia, som bygger upp systemet hos kunden. Hon fortsätter förklara att arbetet underlättas av att det hos kunden finns en person som är IT-intresserad och gärna underhåller den här typen av IT-lösning. Samarbetet är nyckeln till att resultatet blivit så lyckat.

Vi är väldigt nöjda med valet att lägga kvalitetsledningssystemet i SharePoint. Först och främst så hade vi det redan implementerat i verksamheten och slapp därför köpa ytterligare ett system som skulle implementeras och kopplas ihop med befintliga. Det innebar att vi slapp både kostnader och flera hinder under den här förändringsresan och vi kommer enkelt att kunna hålla det uppdaterat och levande med egna resurser när uppdraget är avslutat.

/Tommy Ahlsved, VD på Swelex

Nudging och UX = grundpelare

Att det ska vara lätt att göra rätt är en av grunderna i ett ledningssystem. Det innebär att vi jobbar mycket med användarvänlighet. För Julia innebär det att ställa in funktionerna i SharePoint så att de passar verksamheten. Det kan vara att förse dokument med taggar så att de sorteras och fördelas till rätt process. ”Nudging” kan vara, en sådan enkel sak som, automatisk filtrering. Som anställd på Swelex måste du hålla dig uppdaterad på förändringar som rör ditt arbete och du måste enkelt hitta rätt version av en instruktion. Om det första du ser varje dag när du loggar in är en kort lista med dokument med det senast uppdaterade överst så kommer du automatiskt att reagera om den ser annorlunda ut.

Flera vinster med Kvalitetsledningssystem

Den vanligaste anledningen till att ett företag bygger upp ett kvalitetsledningssystem är att de på sikt vill få ett ISO certifikat. Allt fler kräver ISO Certifierade leverantörer så för att kunna konkurrera är det ett måste. Många tycker att det verkar både dyrt, krångligt och tråkigt med kvalitetsledningssystem och kunderna blir förvånade över hur mycket de faktiskt vann på att implementera ett. Vinsterna är flera berättar Anki:

-Ett bra ledningssystem fungerar som kommunikationsstöd och samarbetsplattform där man kan lära av varandra. Vanliga kommentarer som jag får av kunder är: ”Det har blivit lätt att göra rätt!” och ”Samarbetet fungerar bättre nu när ansvarsfördelningen blivit tydligare." Även konsekvenserna blir tydligare för många. De förstår plötsligt riskerna med att inte ha koll på sina egna leverantörer, inte riktigt veta hur man ska utföra vissa saker och om viktiga dokument kommer bort.

Engagemang är A och O

Uppdrag av det här slaget inleds med besök hos kunden och en internrevision fastställer utgångsläget. Därefter leder en senior kvalitetskonsult, Anki Gegerfelt i det här fallet, work shops med syfte att sätta grundprocesserna. Kunden måste delta och engagera sig.

-Det är jätteviktigt att kunden känner ägandeskap för sitt ledningssystem. Känner de sig inte hemma i systemet kan det bli svårt för dem att förvalta och jobba med ständiga förbättringar när vi konsulter lämnar, förklarar hon.

-Självklart erbjuder AFRY sina tjänster som rådgivande resurs så länge kunden önskar, förtydligar Britta-Stina, men för att vi ska känna oss nöjda med ett implementeringsuppdrag så måste kundens kärnverksamhet känna igen sig i och gilla ledningssystemet. Lyckas vi inte med det så finns det risk att systemet, i värsta fall, blir en väldigt dyr bunt dammsamlande dokument, fulla med fina men tomma ord.

Vi lever i en föränderlig värld och ställs inför alltmer komplexa krav på effektivitet, konkurrenskraft och tillväxt. Samtidigt ökar kraven på̊ verksamheters interna styrning och kontroll. I den allt stridare strömmen av nya och uppdaterade lagar och regler kan ett användarvänligt ledningssystem vara helt avgörande för att uppnå affärsmålen. Det ökar möjligheten att såväl förutse och hantera risker som att ta till vara på möjligheter.

/Anki Gegerfelt, Senior specialist och kvalitetskonsult.