Ersättningar

Riktlinjer för lön och annan ersättning för VD och övriga ledande befattningshavare

Antagna vid årsstämman 2020.

Ersättningsriktlinjerna omfattar VD och koncernledningen (”ledande befattningshavare”). Riktlinjerna ska tillämpas på ersättningar som avtalas, och förändringar som görs i redan avtalade ersättningar, efter det att riktlinjerna antagits av årsstämman 2020. Riktlinjerna omfattar inte ersättningar som beslutas av bolagsstämman.

Syftet med dessa riktlinjer för ersättning är att tillhandahålla en struktur för att säkra att ersättningarna till ledande befattningshavare är i linje med företagets långsiktiga strategi. För information om bolagets affärsstrategi, se afry.com/objectives

Ersättningsriktlinjerna baseras på följande grundprinciper:

  • Erbjudande av konkurrenskraftig ersättning för att attrahera och behålla ledande befattningshavare med rätt kompetens. Ersättningsnivåerna och sammansättningen av ersättningskomponenterna jämförs regelbundet gentemot nivåerna på jämförbara företag som verkar inom samma marknadsområden som ÅF Pöyry för att säkerställa konkurrenskraftig ersättning
  • Erbjudande av långsiktiga incitamentsprogram med fokus på affärsstrategi, långsiktiga mål samt hållbarhetsaspekter inom ekonomi, miljö och med avseende på anställda
  • Årlig utvärdering av individuella resultat och måluppfyllelse jämfört med företagets ekonomiska resultat

Bolagsstämman kan – oberoende av dessa riktlinjer – besluta om aktie- och aktiekursrelaterade ersättningar. Ersättningsriktlinjerna fastställer dock vissa vägledande grundläggande principer för val av långsiktiga incitamentsprogram (LTI) för att säkerställa kopplingen till långsiktigt värde för aktieägarna. På så sätt bidrar ersättningsriktlinjerna till företagets långsiktiga värdeskapande och resultat.

Ersättningsriktlinjerna ger utrymme att tillämpa finansiella och icke-finansiella kortsiktiga incitamentsstrukturer (STI) innehållande sociala och miljömässiga aspekter för att på så sätt ytterligare kunna bidra till hållbarhet samt efterlevnad av företagets kärnvärden: modiga, hängivna lagspelare.

Ersättningsriktlinjerna ger ledningen incitament att skapa en innovativ och prestationsorienterad kultur för att därigenom bidra till att uppnå företagets mål att skapa hållbara teknik- och designlösningar för kommande generationer.

Beslutsprocesser för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna

Styrelsen har inrättat ett ersättningsutskott. I utskottets uppgifter ingår att bereda styrelsens beslut om förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslaget för beslut vid årsstämman. Riktlinjerna ska gälla till dess att nya riktlinjer antagits av bolagsstämman. Ersättningsutskottet ska även följa och utvärdera program för rörliga ersättningar för bolagsledningen, tillämpningen av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i bolaget.

  • För att undvika intressekonflikter består ersättningsutskottet endast av styrelseledamöter som är oberoende av bolaget och bolagsledningen
  • ÅF Pöyry hanterar ersättningar genom väldefinierade processer och säkerställer att i behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor närvarar inte VD eller andra ledande befattningshavare, i den mån de berörs av frågorna.

Ersättning

Ersättningen till ledande befattningshavare består av fast lön, pension och andra förmåner samt kort- och långsiktiga kontanta incitamentsprogram. Bolagsstämman kan därutöver – och oberoende av dessa riktlinjer – besluta om långsiktiga incitamentsprogram.

Fast lön

Den fasta lönen sätts enligt lokal marknadspraxis och i enlighet med nivåerna i landet där individen är anställd. Den fasta lönen ses över årligen i samband med prestationsutvärdering och med hänsyn tagen till kontexten på arbetsmarknaden

Kortsiktiga incitamentsprogram (STI)

Storleken på kortsiktiga kontanta incitamentsprogram kan variera från 0 procent till 60 procent av årlig fast kontantlön. Målkomponenter, viktning och målnivåer fastställs årligen av styrelsen för att säkerställa att de stöttar affärsstrategin. Målkomponenterna, viktningen och målnivåerna kan variera från år till år för att återspegla affärsprioriteringar och de balanserar vanligtvis koncernens finansiella mål (för närvarande EBITA, EBITA-marginalen samt organisk tillväxt på egen och överordnad enhet) och icke-finansiella mål. Detaljer om målkomponenter, viktning och målnivåer samt hur de stöder affärsstrategin redovisas i den årliga ersättningsrapporten.

Efter årets slut granskar styrelsen resultatet och bestämmer i vilken utsträckning vart och ett av målen har uppnåtts för att fastställa den slutliga utbetalningsnivån. Såvitt avser finansiella mål ska bedömningen baseras på den av bolaget senast offentliggjorda finansiella informationen. Styrelsen kan anpassa STI-utfallet under särskilda omständigheter för att justera ersättningarna i enlighet med värdeskapandet för aktieägarna, och för att säkerställa att utfallet på ett rättvist sätt återspeglar företagets resultat.

Ytterligare kontant rörlig ersättning kan utgå vid extraordinära omständigheter, förutsatt att sådana extraordinära arrangemang endast görs på individnivå antingen i syfte att rekrytera eller behålla befattningshavare, eller som ersättning för extraordinära arbetsinsatser utöver personens ordinarie arbetsuppgifter. Sådan ersättning får inte överstiga ett belopp motsvarande 50 procent av befattningshavarens fasta årliga kontantlön. Beslut om sådan ersättning ska fattas av styrelsen på förslag av ersättningsutskottet.

Långsiktiga incitamentsprogram (LTIP)

Styrelsen anser det vara viktigt att erbjuda långsiktiga incitamentsprogram för att attrahera och behålla nyckelpersoner samt för att ge möjlighet till dessa att dela företagets framgångar.

De långsiktiga incitamentsprogram som kan erbjudas är aktie- eller aktiekursrelaterade program och/eller långsiktiga kontantbaserade program - alla 3-åriga. Beslut om aktie- och aktiekursrelaterade program fattas - oberoende av dessa riktlinjer – av bolagsstämman.

Detaljer om varje program och hur de stöder affärsstrategin redovisas i den årliga ersättningsrapporten. Efter programmets slut granskar styrelsen resultatet och bestämmer i vilken utsträckning vart och ett av målen har uppnåtts för att på så vis bestämma den slutliga utbetalningsnivån.

Ersättningen från ett långsiktigt kontantbaserat incitamentsprogram kan variera från 0 procent till 50 procent av den årliga fasta kontantlönen.

Pensioner

De pensionsförmåner som tillhandahålls återspeglar relevant marknadspraxis och de kan komma att justeras från år till år. Ledande befattningshavare omfattas av pensionsförmåner som återspeglar marknadspraxis i respektive anställningsland, men premiebestämda pensionsplaner föredras. Inga pensionsförmåner ska vara beroende av framtida anställning och får uppgå till högst 50 procent av befattningshavarens fasta årliga kontantlön.

Övriga förmåner

Förmåner tillhandahållas i enlighet med rimliga nivåer i landet där individen är anställd. Förmånerna kan justeras från år till år. Övriga förmåner kan inkludera förmånsbil, sjukförsäkring, privat olycks- och livförsäkring samt affärsreseförsäkring och ansvarsförsäkring. Sådana förmåner får sammanlagt uppgå till högst 10 procent av befattningshavarens fasta årliga kontantlön.

Beträffande anställningsförhållanden som lyder under andra regler än svenska får, såvitt avser pensionsförmåner och andra förmåner, vederbörliga anpassningar ske för att följa tvingande sådana regler eller fast lokal praxis, varvid dessa riktlinjers övergripande ändamål så långt möjligt ska tillgodoses.

Ytterligare förmåner och ersättningar kan erbjudas under vissa omständigheter, så som omlokalisering i enlighet med företagets policy för ”international transfers”.

VD är berättigad att delta i program som kan erbjudas andra anställda vid varje given tidpunkt, till exempel jubileumsgåvor etc. Ytterligare information om förmånerna som tillhandahålls under ett visst år ges i den årliga ersättningsrapporten.

Uppsägning och avgångsvederlag

Uppsägningstiden för VD är 12 månader då uppsägning sker från företagets sida samt 6 månader om uppsägning görs av VD själv. I händelse av att företaget säger upp VD, ska VD erbjudas ett avgångsvederlag motsvarande upp till 12 månaders lön. För andra ledande befattningshavare är uppsägningstiden aldrig längre än för VD. Beträffande anställningsförhållanden som lyder under andra regler än svenska får vederbörliga anpassningar ske för att följa tvingande sådana regler eller fast lokal praxis, varvid dessa riktlinjers övergripande ändamål så långt möjligt ska tillgodoses.

Styrelsen har rätt att besluta huruvida utbetalning ska ske kopplat till pågående incitamentsprogram för individer som lämnar samt hur utbetalning ska hanteras vid ledighet. Eventuella bedömningar kommer att redovisas i den årliga ersättningsrapporten.

Lön och anställningsvillkor för anställda

Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa ersättningsriktlinjer har lön och anställningsvillkor för bolagets anställda beaktats genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponenter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjort en del av ersättningsutskottets och styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa. Utvecklingen av avståndet mellan de ledande befattningshavarnas ersättning och övriga anställdas ersättning kommer att redovisas i ersättningsrapporten.

Rätt att återkräva ersättning och frångå riktlinjerna

Styrelsen har rätt att innehålla eller kräva tillbaka utbetalningar inom ramen för kort- och långsiktiga incitamentsprogram på grund av exceptionella omständigheter eller om felaktig information givits avseende finansiella resultat. Den typen av beslut förklaras (hur omständigheterna definieras och hur åtgärder vidtas) i den årliga ersättningsrapporten.

Styrelsen får besluta att tillfälligt frångå riktlinjerna helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det och ett avsteg är nödvändigt för att tillgodose bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, eller för att säkerställa bolagets ekonomiska bärkraft. Som angivits ovan ingår det i ersättningsutskottets uppgifter att bereda styrelsens beslut i ersättningsfrågor, vilket innefattar beslut om avsteg från riktlinjerna.

Aktuella incitamentsprogram

Two persons at a desk

Personalkonvertibel-program 2020

Man using calculator

Personalkonvertibel-program 2019

Person touching digital screen

Personalkonvertibel-program 2018

Man using calculator

Personalkonvertibel-program 2017

Two persons at a desk

Personalkonvertibel-program 2016