Tilliten i fokus när Jonas leder AFRY

I mars 2020 meddelade AFRYs vd Jonas Gustavsson sina medarbetare att alla som har möjlighet ska arbeta hemifrån. Då trodde ingen att distansarbetet skulle pågå en bit in på 2022. Drygt två år senare har Jonas lärt sig det mesta om att jobba hemifrån och att leda ett globalt företag på distans. Nu blickar han framåt och reflekterar över den nya tidens arbetsplats, hur kontoren har påverkats – och vilka egenskaper som är viktigast hos en bra ledare.

Solen letar sig in genom fönstret på huvudkontoret i Solna utanför Stockholm, där Jonas befinner sig i dag. Här är han de flesta arbetsdagarna – men inte alla. Precis som för de flesta av hans kollegor kastades rutinerna om under pandemin. Och många av de nya vanorna är här för att stanna.

Hur påverkades du av pandemin?

– Jag led av att inte träffa människor, det var en stor förlust för mig. Men samtidigt ser jag positivt på utvecklingen som pandemin fört med sig. Den snabbade på övergången till mer distansbaserat arbete, som gett våra medarbetare mer flexibilitet, säger Jonas.

För ett globalt företag med nästan 19 000 anställda i över 40 länder, där uppdragen och förutsättningarna varierar något enormt, kan en omställning till distansarbete verka nästintill omöjlig. Men den gick smidigare än många kanske trott. Med medarbetare utspridda över världen har digitala möten sedan länge varit en naturlig del i arbetssättet på AFRY, vilket gjorde omställningen mindre än för många andra företag. Men kulturen har förändrats, menar Jonas. Till det bättre.

Distansarbetet utmanade gamla normer – och satte tilliten i främsta rummet

Hur har organisationen utvecklats av det här?

– Självklart kommer ökat distansarbete med nya utmaningar. Även om vi kunde ställa om hyfsat smidigt har det förstås varit en vanesak, och vi har blivit bättre på det med tiden. Men vi har inte bara utvecklats inom verktyg och system, utan också vad gäller tillit och de mjuka delarna. Det är där jag tror vi vuxit mest och där vi ser en kulturförändring. Vi vågar lita mer på varandra och respekterar varandras olika behov på ett annat sätt idag.

Innan pandemin fanns en större enformighet i arbetssättet, som kanske inte passade alla: man jobbade på plats och interagerade med kollegor i princip alla dagar i veckan. Har arbetslivet blivit mer inkluderande nu när flexibiliteten är större?

– Det tror jag. Tidigare tror jag att många organisationer hade en kultur där närvaro på kontoret jämställdes med prestation, ”är du här så jobbar du”. Men sanningen är ju att olika typer av uppgifter ställer olika typer av krav, samtidigt som vi människor har olika behov och livssituationer. Det här är kanske en revolution för de mer introverta personerna som behöver mer egentid för att prestera.

Mätningar visar att det är medarbetare snarare chefer som i högre utsträckning efterfrågar mer flexibla arbetssätt. Återigen kommer tilliten in i bilden. Och just tillit har Jonas pratat mycket om i sin roll som ledare. I tidigare intervjuer har han bland annat nämnt att han tror att alla medarbetare vill göra ett bra jobb. Om de inte presterar handlar det nästan alltid om bristande ledarskap eller fel förutsättningar.

– Jag har en grundsyn som är att människor vill göra gott, att medarbetare vill prestera. Om de inte lyckas med det handlar det inte om illvilja eller slapphet, i de allra flesta fall. Vi som arbetsgivare måste se till att skapa rätt förutsättningar för medarbetarna att göra sitt jobb på bästa sätt.

Hybridmodellen – lika svårlöst som självklar

Många arbetsgivare har gått eller rör sig nu mot någon form av hybridlösning för sina medarbetare. Men exakt hur lösningen ser ut skiljer sig rejält mellan olika organisationer, och helt enkelt är det inte att få hybridmodellen att fungera. Hur håller vi liv i gemenskapen och engagemanget, samtidigt som vi tar hänsyn till flexibiliteten? Den frågan har Jonas ställt sig både en och två gånger. Det är en klurig ekvation: att låta människor styra över sin egen tid, utan att kontoren gapar tomma – eller att kontorsutformningen inte är anpassad för alla toppar och dalar.

Hur löser vi den här situationen?

– Att träffas, både för att umgås och för att arbeta tillsammans, är viktigt. Det vet vi. Men samtidigt är det inte rimligt att tvinga in folk till ett kontor när de ska sitta i digitala möten med kollegor från fem andra länder hela dagen. Vi måste hitta ett bra samspel, och etablera rutiner som stöder båda delar: en kreativ och social arbetsmiljö på kontoret och effektivt arbete på distans, säger Jonas.

För att utveckla en hållbar hybridmodell och arbetsplatskultur har AFRY under och efter pandemin undersökt medarbetarnas arbetssätt, rutiner och behov. Utifrån insikterna organisationens framtida arbetsplats växt fram. Där konstateras det att det inte är ett alternativ att gå tillbaka till gamla vanor. 100 procent kontorsarbete är det ytterst få som vill ha – en klar majoritet av AFRYs medarbetare föredrar en hybridmodell.

Framtidens upplägg kommer därför att bygga på en kombination av kontors- och distansarbete, där tyngdpunkten ligger på flexibilitet och samarbete snarare än fasta ramar. Tanken är att arbetet fortsatt utsatt med kunden i fokus, och att arbetet ska kunna utföras där det görs bäst – något som ser helt olika ut beroende på vilken roll man har och vilka uppgifter som ska utföras.

Ny roll för kontoret påverkar läge, storlek och utformning

En annan viktig del i resan mot den nya tidens arbetsplats är utformningen av, och storleken på, våra kontor. I företagsvärlden har diskussionen har bland annat kretsat kring möjligheten att banta kontorsytan som ett sätt för företagen att sänka kostnaderna, men också om hur utformningen över lag kommer att påverkas av nya vanor och rutiner. Vad kommer hända med placeringen, storleken och utformningen av kontoren framöver, inte bara hos AFRY, utan i allmänhet? Vi låter Jonas fundera.

Vi fortsätter på utformningsspåret, och Jonas funderar på hur han tänker sig att ytorna kommer att användas framöver. Ett tydligt tema blir snabbt framträdande: kontoret som social träffpunkt, och som viktig nyckel i att bygga kultur och attrahera nya medarbetare. Samma trend har identifierats av AFRYs inredningsarkitekter, som sett tydliga skillnader i kontorsuppdragen innan och efter pandemin.

– Jag tror att gemenskapen behöver stå i centrum. Anledningen till att man tar sig till kontoret har ju förändrats, och det måste vi vara lyhörda för. Sociala ytor kommer bli viktigare. Kontoret måste vara en träffpunkt, en mittplats – en plats man vill komma till, även om det i många fall är smidigare att jobba hemma, säger Jonas.

En annan viktig aspekt som Jonas lyfter fram är skillnaderna mellan storstad och småstad. Han upplever att diskussionen har en tendens att kretsa kring storstäderna, och vill framhålla olikheterna i läge, storlek och funktion mellan till exempel Stockholm och mindre städer som Borlänge och Karlstad.

Hur tror du att trenden för kontorens placering kommer se ut framöver?

– I mindre städer ligger våra kontor ofta mer centralt. Det är en möjlighet när ytorna är mindre och prisläget ett annat än i storstäderna. Det är inte oviktigt i sammanhanget, för tröskeln att ta sig till kontoret blir lägre, och det blir en viktig träffpunkt. Jag tror att många nu kommer att fundera ett extra varv på placeringen av kontoren i våra större städer. En möjlig positiv effekt av hybridmodellen är ju att genom minskade ytor kunna placera kontor mer centralt och närmare kollektivtrafikpunkter, vilket är en viktig faktor för att kunna attrahera medarbetare och minska utsläppen från resor till och från jobbet.

Anpassning nödvändig för att ligga i framkant

Det står helt klart att organisationen inte kommer att återgå till de rutiner som rådde innan pandemin. Behov är föränderliga, och arbetsgivare behöver vara lyhörda och anpassningsbara, menar Jonas. Han vill att AFRY ska vara i framkant – då krävs det att man vågar prova något nytt.

– Våra riktlinjer ska vara moderna och anpassade efter kunder och medarbetare, och efter de behov som finns nu. Om vi ska vara i framkant krävs det att vi vågar prova nytt. Det är helt självklart att vi inte kommer gå tillbaka till en modell där alla är på kontoret jämt – det är varken det mest effektiva för nuvarande medarbetare eller det mest attraherande för potentiella medarbetare, och kompetensbehoven är stora.

Avslutningsvis: hur kommer du själv att jobba framöver?

– För mig är den roligaste delen av ledarrollen att träffa människor: att få coacha, utbyta idéer, vara kreativ. Det saknade jag enormt under pandemin. Därför passar det mig bra att vara på kontoret de flesta dagar, då jag inte reser, träffar kunder eller besöker något av våra många kontor. Dessutom har jag en smidig väg hit: ett par kilometer på cykel genom Hagaparken, vilket också spelar in. Men jag har samtidigt full förståelse för att alla inte känner som jag gör, eller har samma förutsättningar. Den största orsaken till att jag gärna är på kontoret är fortfarande att jag verkligen mår bra av att träffa människor. Men det är klart att det nya sättet att arbeta möjliggör en ökad flexibilitet även för mig – och det tycker jag är positivt.